Seit einiger Zeit baut die Europäische Feuerstätten Arbeitsgemeinschaft die Geschäftsstelle um und digitalisiert die Organisation. Über die Vorteile für Mitglieder und Verband steht die stellvertretende Vorsitzenden Ursula Gröbner Rede und Antwort.
Die Europäische Feuerstätten Arbeitsgemeinschaft wird also digitaler – warum?
Ursula Gröbner: Als kleinerer Verband ist es wichtig, die Kostenstrukturen möglichst schlank zu halten, ohne bei der inhaltlichen Arbeit Abstriche zu machen. Das sind wir unseren Mitgliedsunternehmen schuldig. Daher haben wir bereits vor zwei Jahren angefangen, das Verbandsgeschäft zu digitalisieren.
Wie kann man sich das konkret vorstellen?
Ursula Gröbner: Wir verwenden beispielsweise seit einiger Zeit ein Programm zur Eventplanung, das eigentlich professionelle Theater oder Konzerthäuser nutzen. Hier kann eine Person den gesamten Vorgang von Einladung über Ticketing bis hin zur Rechnungslegung und Nachberichterstattung neben anderen Aufgaben gut erledigen. Die Kosten des Programmes können wir monatlich abrechnen, da wir viel weniger Veranstaltungen haben als etwa ein professioneller Musicalveranstalter, halten sich die Kosten für das Programm im Rahmen.
Das bedeutet konkret?
Ursula Gröbner: Wir zahlen tatsächlich für die Nutzung nur 6,50 Euro im Monat. Und das ist nur ein Beispiel, wie man mit smarten digitalen Lösungen sparen kann. Und nicht nur Geld, sondern vor allem Zeit.
Zeit ist ja vor allem heutzutage ein knappes Gut.
Ursula Gröbner: Absolut. Die EFA wird vor allem durch das Ehrenamt getragen. Meine Vorstandskollegen und ich arbeiten kostenlos und in unserer Freizeit für den Verband. So soll es sein und auch bleiben. Um das aber gut in der eigenen Firma oder auch dem Partner zu Hause vermitteln zu können, müssen Abläufe effizient sein. Und ich möchte nicht unnötige Zeit in Selbstorganisation investieren, sondern lieber in unsere wahren Aufgaben: Branchenarbeit. Und auch hier geht es wieder ums Geld. Jeden Euro, den wir nicht in unsere Organisation stecken müssen, können wir in sinnvolle Projekte investieren, etwa in Informationsveranstaltungen, Fachtagungen oder politische Lobbyarbeit.
Wo profitiert der Verband noch von der Digitalisierung?
Ursula Gröbner: Neben der Effizienz noch bei den ebenfalls wichtigen Punkten Unabhängigkeit, Transparenz und Rechtssicherheit. Drei meiner Ansicht nach Hauptkriterien moderner Verbandsarbeit. Unabhängigkeit ist schnell erklärt: Wenn ich digitale Lösungen für das Mitgliedermanagement oder die Veranstaltungsplanung nutze, können Aufgaben jederzeit teilweise oder auch ganz übertragen werden. Wird zum Beispiel die Person krank, die eine Veranstaltung plant, kann eine zweite Person sofort von seinem Schreibtisch aus auf die Daten zugreifen und die Vorgänge weiter bearbeiten. Man ist also von einzelnen Personen unabhängig. Man wird im übrigen auch von anderen Belastungen wie Papier unabhängig. Früher bestand jede Verbandsgeschäftsstelle aus Aktenordnern und Ablagen und war an einen bestimmten Ort gebunden. Heutzutage kann ich die Daten in einer Cloud zuverlässig und sicher allen Vorstandsmitgliedern zur Verfügung stellen, jeder kann sofort Einblick nehmen oder mitarbeiten. Ohne erst Hunderte von Kilometern zu einer Geschäftsstelle zu fahren. So wird Verbandsarbeit auch transparent. Ich muss als Vorstand nicht erst um eine Information bitten, sondern kann sie sofort, wenn ich sie benötige abrufen. Und so geht es allen meinen Kollegen.
Sie hatten auch die Rechtssicherheit angesprochen.
Ursula Gröbner: Ein ganz wichtiger Punkt. Jeder kennt es aus seinem Unternehmen. Die Steuererklärung wird elektronisch abgegeben, Belege müssen digital änderungssicher verwahrt werden. Auch ein Verband, der ja juristisch oft nichts anderes als ein Verein ist, unterliegt gewissen Pflichten, denen er oft nur noch digital nachkommen kann. Wir sind in der EFA dafür gut gerüstet, auch, weil wir mit Dr. Johannes Gerstner einen ausgewiesenen Experten im Bereich der Verbandsdigitalisierung an der Hand haben.
Was werden denn die Mitglieder von der Digitalisierung mitbekommen?
Ursula Gröbner: Da wir ja bereits seit einiger Zeit digitalisieren, eher wenig. Zu unserem vergangenen EFA-Workshop haben wir bereits mit dem neuen Tool eingeladen, das werden wir auf unsere Mitgliederversammlungen und Fachtagungen ausdehnen. Demnächst rollen wir die digitale Mitgliederverwaltung aus, in der die Mitglieder selbst Ihre Stammdaten und damit auch Rechnungsadressen und so weiter ändern können. Ansonsten sind wir natürlich weiterhin als Verband für unsere Mitglieder da. Daran ändert auch die Digitalisierung nichts. Denn eines ist klar: Keine künstliche Intelligenz und keine Cloud kann den Kern unserer EFA ersetzen – die starke Gemeinschaft!
Vielen Dank für Ihre Ausführungen.
Zur Person:
Ursula Gröbner, geboren am 22.02.1965 in Wien, hat eine kaufmännische Ausbildung (Matura 1985 an der Handelsakademie in Salzburg), und ist seit 15.02.1987 für die Firma Superfire Kamine- und Vertriebs GmbH aus Salzburg tätig. Seit 1995 ist sie Verkaufsleiterin und verantwortlich für die Märkte Deutschland, Österreich, Schweiz, Italien und Frankreich. Die Firma Superfire ist seit 2001 Mitglied in der EFA und seit 2014 ist Frau Gröbner stellv. Vorsitzende in der EFA. Parallel ist Frau Gröbner auch Gemeinderätin in Ihrer Wohngemeinde in Koppl bei Salzburg und stellvertretende Vorsitzende im Familien- und Umweltausschuss.
Die 1996 gegründete EFA ist der Verband der Feuerstättenindustrie für alle europäischen Länder und vertritt die Interessen ihrer Mitglieder aus den Bereichen Festbrennstoff-Feuerstätten, Abgastechnik sowie Zubehör- und Zulieferindustrie. Mehr Informationen finden Sie im Internet unter www.efa-europe.com.
