Eines vorweg: Den ganz großen Schrecken braucht die Pflicht zur E-Rechnung bei buchhalterisch korrekt arbeitenden Firmen nicht zu entfalten. Für Geschäfte mit öffentlichen Behörden sind E-Rechnungen schon heute Pflicht, und die gesetzlichen Anforderungen zur künftigen digitalen Angebotserstellung und Rechnungslegung zwischen Unternehmen (B2B) werden alle gängigen Buchhaltungsprogramme rechtssicher erfüllen. Das bedeutet allerdings auch, dass Sie ohne eine solche Software vermutlich künftig nicht mehr auskommen werden. Eine zum Beispiel aus einer Textverarbeitung heraus generierte Rechnung, die Sie per Mail als PDF verschickt haben, ist jedenfalls keine zulässige digitale „E-Rechnung“ (und war im Grunde auch schon früher nicht finanzamtstauglich, unter anderem, weil sie keine manipulationssicheren Rechnungsnummernkreise erzeugte).
Vorzüge der E-Rechnung für Betriebe
Nicht alle buchhalterischen Neuerungen, die einem der Gesetzgeber auferlegt, sind grundsätzlich schlecht, und so ist es auch mit der
E-Rechnung, die im Übrigen von allen Spitzenverbänden aus Industrie, Handel und Handwerk grundsätzlich begrüßt wurde. Lediglich zur ambitionierten Zeitschiene der Einführung – insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen – und zu Details der Ausgestaltung gab es Einwände. Festzuhalten bleibt: Betriebe, die ihre Belegverarbeitung digitalisieren, können ihre Prozesse optimieren und Kosten einsparen, denn elektronische Rechnungen ermöglichen eine automatische und medienbruchfreie Verarbeitung von Rechnungen. Fehleranfällige manuelle Eingaben werden überflüssig. Rechnungen können schneller und komfortabler erstellt werden, der Papierverbrauch sinkt, Portokosten entfallen. Eingehende E-Rechnungen können elektronisch eingelesen, zugeordnet, geprüft, verbucht und zur Zahlung angewiesen werden.
Wie und weshalb es zur E-Rechnung kam
Die Bundesregierung hat sich ausweislich des Koalitionsvertrages auf die Einführung eines elektronischen Meldesystems zur Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen geeinigt, um den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen. Die Nutzung von E-Rechnungen wird in Vorbereitung darauf für zwischenunternehmerische Umsätze verpflichtend eingeführt. Viele europäische Nachbarländer haben bereits elektronische Melde- und Berichtssysteme. „Erfunden“ hat die Bundesregierung die Idee der E-Rechnung also nicht, nur inzwischen umgesetzt. Vorausgegangen war unter anderem ein Richtlinienvorschlag der EU-Kommission für ein EU-einheitliches Umsatzsteuer-Meldesystem für grenzüberschreitende Umsätze. Danach sollen bei Umsätzen zwischen Unternehmen ab 2028 nur noch elektronische Rechnungen in einem einheitlichen strukturierten Datenformat zugelassen werden. Mit dem sogen. Wachstumschancengesetz wird nunmehr die Verpflichtung zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen in einem standardisierten Datenformat (sogen. E-Rechnung) für Leistungen zwischen Unternehmen eingeführt. Der Bundestag hat am 17.11.2023 das Wachstumschancengesetz beschlossen. Nach einem Vermittlungsverfahren hat der Bundesrat dem Gesetz am 22.3.2024 zugestimmt. Im Vergleich zum Referentenentwurf des Gesetzes wurde der Zeitplan für die Einführung der E-Rechnung um eine Staffelung nach Unternehmensgröße ergänzt:
Zwar werden alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, ab dem 1.1.2025 zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet. Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen wird jedoch zeitlich gestaffelt. Ab dem 1.1.2027 werden zunächst alle Unternehmen zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet, deren Vorjahresumsatz mehr als 800.000 Euro betragen hat. Ab dem 1.1.2028 müssen dann auch alle anderen Unternehmen E-Rechnungen für Leistungen im zwischenunternehmerischen Bereich ausstellen. Wenn Unternehmen also ab Januar 2025 miteinander Geschäfte machen wollen, müssen sie zunächst zumindest elektronische Rechnungen empfangen können. Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 01. Januar 2025 ebenfalls grundsätzlich für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings gibt es Übergangsregelungen, auf die wir nachfolgend noch eingehen werden. Hier die wichtigsten Eckpunkte für die künftige E-Rechnung:
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Was ist eine E-Rechnung, was nicht?
Zunächst einmal sollte geklärt werden, was gemeint ist, wenn man von einer E-Rechnung spricht. Eine europäische Richtlinie regelt ganz genau, was eine E-Rechnung ausmacht: ein Dokument, das in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird und dadurch in einem Format vorliegt, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Um den Anforderungen an die neue Pflicht zu genügen, muss das strukturierte elektronische Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU (und damit der CEN-Norm EN 16931) entsprechen.
Wichtig: Wer ein simples PDF anfertigt, verschickt demnach keine elektronische Rechnung. Denn ein PDF beinhaltet keinen strukturierten Datensatz. PDF-Rechnungen sind rein bildhafte Rechnungen und können nicht automatisiert beim Rechnungsempfänger verarbeitet werden.
Was ändert sich 2025 bei der Rechnungsstellung?
Die verpflichtende E-Rechnung soll zum 01. Januar 2025 für steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze eingeführt werden.
Im Bereich B2C, also im Privatkundengeschäft, müssen keine E-Rechnungen verschickt werden.
Welche Varianten der E-Rechnung gibt es?
Für das von der EU vorgeschriebene Format gibt es aktuell in der Praxis zwei wesentliche Alternativen: den Standard der öffentlichen Verwaltung “XRechnung” und das in der Wirtschaft gängige Format “ZUGFeRD”, das in der neusten Version 2.1.1 auch die Vorgaben der Verwaltung erfüllt. Beide Formate können mit einer entsprechenden Software erstellt werden.
Die richtige Software
Wer seine Buchhaltung digitalisieren und dabei auch elektronische Rechnungen einführen möchte, sollte sich in einem ersten Schritt die passende Software für seinen Betrieb suchen. Weil es sich bei XRechnung und E-Rechnung um reine Datensätze handelt, wird überdies eine Visualisierungssoftware benötigt, um die Rechnungen „normal“ lesen zu können.
Das sollten Sie prüfen:
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Mitarbeiter der Buchhaltung schulen
Wer eine passende Software gefunden hat, sollte seinen zuständigen Mitarbeiter aus der Buchhaltung schulen. Seminare zum Thema ZUGFeRD und XRechnungen bieten zum Beispiel die regionalen Handwerkskammern an. In den Schulungen werden neben den rechtlichen Aspekten auch praktische Tipps zur Umsetzung im eigenen Betrieb angesprochen.
Bei vielen Betrieben übernimmt der Steuerberater einen Großteil der Buchhaltung. Er kann auch E-Rechnungen (egal ob XRechnung oder ZUGFeRD) erstellen und direkt an den Kunden schicken. Es ist ratsam, sich bei der Umstellung auf E-Rechnungen mit dem Steuerberater an einen Tisch zu setzen und zu besprechen, in welchem Umfang er künftig bei diesem Thema eingebunden werden soll. Der Steuerberater ist auch deshalb wichtig, weil es bei der E-Rechnung nicht nur um eine technische Lösung für die Erstellung und Übermittlung geht, sondern auch um (umsatz-)steuerrechtliche Aspekte und die Integration der elektronischen Rechnungsstellung in den gesamten Rechnungswesensprozess..(Quelle: DHZ)
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E-Rechnung und GoBD: Pferdefuß „Archivierung“
Hatten wir eingangs des Beitrags grundsätzliche Vorzüge der E-Rechnung beschrieben, so kommt am Ende noch ein Wermutstropfen: Die Pflicht zur digitalen Archivierung. Jeder weiß inzwischen, wie schnell digitale Technologien veralten, und auch digitale Medien wie Festplatten etc. können von Defekten heimgesucht werden, die ein Auslesen der gespeicherten Daten unmöglich machen. Bei der Archivierung der eingehenden E-Rechnungen müssen die Betriebe die GoBD beachten – also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Doch was bedeutet das genau? „Alle Rechnungen, die elektronisch eingehen, müssen auch elektronisch gespeichert werden“, erläutert Simone Schlewitz, Referatsleiterin Steuer- und Finanzpolitik beim Zentralverband des Deutschen Handwerks. Der ZDH-Mitarbeiterin zufolge benötigen Betriebe dafür ein Speichermedium, das mindestens zehn Jahre lang existiert und von dem die Daten jederzeit auswertbar abgerufen werden können: „Nur so ist eine ordnungsgemäße Archivierung von E-Rechnungen möglich.“ Ein geeignetes Speichermedium könne zum Beispiel eine Cloud-Lösung sein.
Das bestätigt auch Christian Goede-Diedering, Referent bei der Datev. Er weist zudem darauf hin, dass für E-Rechnungen bei der Archivierung die gleichen Anforderungen gelten, wie bei der Papierrechnung: „Betriebe müssen daher die Unversehrtheit und die Lesbarkeit der Daten gewährleisten sowie die Echtheit der Herkunft nachweisen können“, betont der Jurist. Mit Blick auf die GoBD haben Betriebe noch eine weitere Pflicht: „Sie müssen unbedingt auch die Verfahrensdokumentation anpassen“, sagt Goede-Diedering. Dort sollten Handwerker festhalten, wie sie mit eingehenden E-Rechnungen umgehen und wie sie die Rechnungen archivieren.“ Der Datev-Mitarbeiter empfiehlt Handwerksunternehmern, den Eingang von E-Rechnungen zu regeln: „Richten Sie für Ihren Betrieb eine E-Mail-Adresse für E-Rechnungen ein und bitten Sie Ihre Geschäftspartner, Rechnungen nur an diese Adresse zu schicken.“
Weiterführende Informationen
Die Handwerkskammer Rheinhessen hat im Mai 2024 unter folgendem Link eine Umfrage unter Handwerksbetrieben zur E-Rechnung gestartet (https://www.hwk.de/umfrage-sind-handwerksbetriebe-bereit-fuer-die-verpf…). Dort ist auch eine Broschüre „Praxishilfe: Elektronische Rechnungen“ des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) eingebunden, die sich online lesen, aber auch herunterladen lässt.
Übergangsregelungen
– Ab dem 01. Januar 2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung, und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen verschickt werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
– Ab dem 01. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen bis zum 31. Dezember 2027 noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden.
– Ab dem 01. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.
Ausnahmen
– Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise. (Quelle: DATEV)
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